Le système managérial : une analyse adaptée aux structures du spectacle vivant

La structure artistique et culturelle, est définie comme un système ouvert en relation avec son environnement. Le système reçoit ses ressources sous formes financières, sous formes d’informations… Les ressources transformées vont retourner dans son environnement sous formes de services (créations, programmations, actions de médiation…)

Le but de l’approche systémique n’est pas de fournir des recettes de gestion valables en tout temps et en tout lieu, mais de constituer une aide pour apporter des solutions aux problèmes qui se posent à l’organisation, en créant une synergie entre les composantes du système.

Les composantes du système managérial

Le système de valeurs

Il constitue le cadre de référence des dirigeants et des salariés, un guide d’action pour les décisions.

Pour définir la Vocation-Mission-Raison d’être de la structure, il s’agit de travailler collectivement sur le sens (« Pourquoi les salariés vont-ils au travail, les bénévoles s’engagent-ils et font ce qu’ils font ? »), afin de créer le sentiment d’appartenir à une aventure commune.

Le système décisionnel

Décider c’est transformer de l’information pour la convertir en actions.

Après avoir identifié les différents niveaux décisionnels (décisions opérationnelles, décisions de gestion, décisions stratégiques), il s’agit de réfléchir au principe de subsidiarité et de cerner les situations où celui-ci peut s’appliquer.

Peter Drucker, auteur en management américain, définissait ce principe ainsi: « Ne pas organiser les tâches du haut vers le bas, il faut faire l’inverse et accorder aux échelons inférieurs toute l’autorité qui n’est pas expressément (…) réservée à la direction générale ».

Se pencher sur le système décisionnel peut être également l’occasion de définir des opportunités permettant la mise en place de groupes de décision.

Le système de planification (se projeter dans le temps et dans l’espace)

Il vise à obtenir une hiérarchie d’objectifs pluridisciplinaires et multidimensionnels découlant de la Vocation-Mission-Raison d’être de l’organisation.

Celle-ci décidera des stratégies (plans pour parvenir à la réalisation des objectifs), des politiques (programmes d’actions dans le temps), des budgets, et de la mise en œuvre.

Le système d’organisation

Il s’agit d’adopter une structure appropriée en fonction des objectifs à réaliser.

Trois critères devront présider au choix d’une structure :

- la différenciation (spécialisation),

- l’intégration (coordination),

- la motivation des femmes et des hommes de la structure.

Il est nécessaire de faire précéder le choix par un inventaire des tâches et des responsabilités actuelles. Cela passe par des entretiens avec chaque salarié et responsable sur les tâches qu’il remplit de façon permanente ou épisodique, sur les contacts qu’il a (permanents ou épisodiques). De quelle personne reçoit-il des ordres, à qui en donne-t-il ?

Après l’analyse des réponses, l’organigramme réel de la structure peut être tracé, avec fonctions, contenus et types de responsabilités confiées.

Le système de direction

La vitalité de l’organisation est la conséquence de la qualité des relations interindividuelles qui s’y développe.

Il s’agit de faire émerger collectivement des valeurs/règles de vie autour desquelles les dirigeants et salariés souhaitent être partie prenante.

Ce travail doit être suivi d’un dialogue collectif au cours duquel seront évoquées les pratiques qui ne sont pas en phase avec les valeurs/règles de vie, avant d’envisager ensemble d’autres possibilités.

Le système de contrôle

Il vise à comparer les résultats avec ce qui a été décidé dans le système de planification et à mettre en jeu des correctifs dans les autres systèmes.

L'évaluation peut amener à examiner si certaines conditions peuvent être réunies pour la mise en place de procédures d’autocontrôle.

Elle peut également interroger le processus budgétaire et son contrôle.

Iconographie :

Vassily Kandinsky, Einige Kreise (Quelques cercles), 1926 Huile sur toile, 140,3 x 140,7 cm, Solomon R. Guggenheim Museum, New York